التعميم المالي – سالِكُون للمعرفة

قسم المالية والقانونية

التعميم المالي الأول

❖ يتقدم الأعضاء الحاليين للقسم المالي والقانوني بشكر الجزيل للأعضاء والإداريين السابقين الذين كان لهم بصمة واضحة في تطوير العمليات المالية والقانونية بشكل عام والخطط المالية الأكثر من واضحة والمتبع لاستراتيجية الشركة.

❖الإستمارات المالية: على جميع الأقسام والأعضاء ومدراء المشاريع استخدام الإستمارات المالية ك ًلا حسب الغرض المحدد. بهدف تسهيل العمليات المالية للقائمين على المشروع و أعضاء القسم المالي والقانوني المسؤولين عن دراسة الاستمارات المالية المقدمة. وهنا شرح موجز للاستمارات المالية وآ

1. استمارة تقديم طلب شراء:

استمارة يقوم من خلالها العضو المخول من قبل مدير المشروع بإرفاق قائمة بالأغراض أو المواد المراد شرائها مع الأسعار الموجوده في السوق دراسة الأسعار المناسبة من قبل القسم المالي والقانوني أو تحديد الغرض المراد شراءها مع تحديد السعر الثابت أو التقديري لها. وتحديد طريقة الدفع التي سيتم استخدامها لشراء أو استعارة الغرض المحددة، ثم يتم دراسة الطلب من قبل القسم والإجابة بأسرع ما يمكن على الطلب.

2. استمارة التعويض:

● استمارة يتم استخدامها من قبل العضو الذي حصل على موافقة مدير المشروع لتحمل المصروفات نيابة عن الشركة. حيث يقوم العضو بطلب تعويض عن شراءه أو استئجاره لغرض أو مادة معينة مع تحديد اسم المشروع. حيث سيتم دراسة الطلب من قبل القسم والإجابة بأسرع ما يمكن على الطلب.

● يمكن للعضو المخول بالصرف في المشروع باستخدام الاستمارة في حالة تم شراء أو استئجار غرض ما ولم تصرف له فاتوره. حيث سيتم دراسة الطلب مع مدير المشروع من قبل القسم والإجابة بأسرع ما يمكن على الطلب.

3. استمارة ميزانية المشروع:

استمارة خاصة بالمشاريع حيث يقوم مدير المشروع وفريقه باستخدام الاستمارة لتحديد ميزانية المشروع. عن طريق إعطاء وصف عام للمشروع وتحديد مصروفات المشروع بالتفصيل.

ملاحظة: سيتم إرفاق جميع الإستمارات المالية في الملف العام لشركة لتسهيل الوصول إليها من قبل الأعضاء، ويضمن لكم أعضاء القسم المالي والقانوني عن تواجدهم لمساعدتكم في تعبئة الاستمارات عند الحاجة.

❖ الجانب المالي للمشاريع:

1. نرجوا من مدراء المشاريع استخدام الاستمارات المالية اللازمة عند بدء أي مشروع وذلك لتحديد ميزانية المشروع وتسهيل عمليات الصرف المقرونه بالمشروع.

2. تقديم الاستمارات المالية الخاصة بالمشاريع قبل موعد تسليم التقارير الأولية للمشروعبمدة أقصاها أسبوع وأدناها 4 أيام. وذلك لضمان متابعة ودراسة متقنة للاستمارات المقدمة.

3. على مدراء المشروع عند تحديد الأعضاء المشاركين في المشروع ابلاغ القسم المالي فورا واشراك احد اعضاء القسم المالي والقانوني فالمشروع في بداية لمتابعه التفاصيل وعمل افضل خطة مالية التي تتناسب مع استراتيجيات القسم المالي والقانوني.

❖ الحوافز المالية:

قام القسم المالي والقانوني بإعداد قالب تقييم لصرف الحوافز المالية لفرق عمل المشاريع في جميع مراحلها. حيث سيتم إعتماد القالب لصرف الحوافز المالي للمشاريع الأربعة الأخيرة )مشروع منصة شباب، ومشروع الديوان، ومشروع البرنامج الصيفي مع جامعة السلطان قابوس ومشروع تجربتي في الابتعاث المرحلة الثانيه “وجهه”( والمشاريع القادمة في المستقبل القريب. وهنا شرح للبنود الأساسية للحوافز المالية:

بنود صرف الحوافز المالية

● البند الأول: المرحلة الأولى من المشروع أو الفعالية، سواء كان المشروع مدعومًا داخليًّا من قِبَل الشركة أم من خارجها{الاعداد}:

١. يتم تقييم أعضاء المشروع وفق 4 معايير، وهي:

● حضور الاجتماعات:

في هذا المعيار، يُقَيَّم التزام الفرد في حضور الاجتماعات )إمَّا عن بُعد أو عن طريق الحضورالشخصي(، وأيضًا: المشاركة فيها، وعدد أيام الاجتماعات المقترحة من ِقِبَل مسؤول المشروع. (١٠)

● إعداد المحتوى والتخطيط:

في هذا المعيار، يقيم اشتراك الفرد في إعداد المحتوى والتخطيط والمساهمة في إبرازالمحتوى بشكل لائق باسم سالكون. (٥)

٢. إضافةً لذلك، يُقَيَّم عدد ساعات العمل + التنسيق والقدرة على الإعداد والتخطيط لِسيرالمحتوى أثناء الفعالية أو الورش. (٥)

● العمل التنفيذي:

في هذا المعيار،يُقَيَّم يم الفرد وِفق الأعمال التنفيذية الموجهة إليه، واضطراره للتنقل من مكان إلىآخر لأداء وظيفة مو َّجهة له أو شراء مستلزمات أو غيرها (الأعمال الميدانية لتجهيزات الفعالية أو الورش). (٥)

● التواصل:

في هذا المعيار، يُقَيَّم تواصل الفرد مع غيره، سواء عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أوالاتصالات أو إعداد المجموعات إلكترونيًّا لتنظيم وإدارة عملية التواصل بين الأعضاء والمشاركين والمسؤولين. (١٠)

● البند الثاني: المرحلة الثانية من المشروع أو الفعالية، سواء كان المشروع مدعومًا داخليًّا من قِبَل الشركةأم من خارجها(التنفيذ):

يتم صرف الحوافز المالية بعدد ساعات العمل الميداني والتنظيمي

● البند الثالث:

على كل من مدير المشروع/ الفعالية ونائبه تعبئة استمارة صرف الحوافز المالية. آلية تعبئة استمارة صرف الحوافز المالية:

١. يُقَيَّم مدير المشروع ونائبه الأعضاء.

٢. على مدير المشروع اختيار من ينوب عنه في حالة تغيّبه ليقوم بمهامه.

٣.في حالة تغيب مدير المشروع ونائبه،يتمت عبئة استمارة صرف الحوافز المالية من قِبَل القسم المالي والقانوني وعضو من الإدارة من المشاركين بفريق المشروع.

٤. تُعَبَّأ استمارة صرف الحوافز المالية بدقة عالية، ويفّضل أن يتمّتع الفرد بمهارة التقييم والتركيز على الأعضاء.

٥. يحق للأعضاء الاعتراض وتقديم التظُّلم في حالة عدم رضاهم بالتقييم، ويُقَدَّم التظُّلم لمدير المشروع والقسم المالي والقانوني.

٦. يُقَيَّم مدير المشروع من قِبَل رئيس القسم أو أحد أعضاء الإدارة.

٧. في حال كان رئيس المشروع أحد أعضاء الإدارة، فإَّنه يُقَيَّم من قِبَل الرئيس التنفيذي للعمليات أو الرئيس التنفيذي للشركة.

● البند الرابع (الإدارة) :